Hiérarchiser l'information

Il est importe de savoir hiérarchiser les informations qui sont à classer en trois catégories : celles qui sont accessibles au public, celles qui peuvent circuler en interne, et celles qui doivent rester confidentielles.

Certaines entreprises mettent en place une charte de confidentialité qui répertorie le degré d'importance des informations à protéger. Réservées à un groupe restreint, celles dites « confidentielles »,  portent sur les processus de fabrication des produits, la prospection et la démarche de la clientèle, etc. Sont « très confidentielles », toutes les informations qui contiennent des données personnelles (agenda, planning), mais aussi celles qualifiées comme telles par la hiérarchie du salarié ou la direction générale.

Sensibiliser les salariés

Mettre en place des outils technologiques de protection ne sert à rien si le personnel n'est pas conscient de l'enjeu. Rarement organisées, les fuites d'informations relèvent le plus souvent de la négligence de salariés bavards et imprudents.

La notion de confidentialité

La discrétion professionnelle ne se limite pas à ne pas divulguer des informations à l'extérieur de l'entreprise, dans l'environnement professionnel comem dans le privé. Les salariés sont aussi tenus à un devoir de réserve vis-à-vis de leurs collègues des autres services, et souvent même de leur propre service. Sur le plan légal, la clause de confidentialité ne fait que confirmer l'obligation de discrétion du salarié qui est sous-entendue dans tout contrat de travail. Elle peut avoir plus de poids si elle est bien détaillée dans le contenu.

Chaque métier étant exposé différemment, mieux vaut adapter le discours aux personnes concernées. Certaines catégories de personnels sont plus sensibles :

• un ingénieur qui travaille sur un processus de fabrication,
• un comptable qui connaît le secret des comptes,
• l'assistante de direction ou le coursier par qui passent tous les dossiers importants (contrats, salaires, projet de licenciement, etc),

mais aussi le commercial,  les membres du comité d'entreprise et représentants syndicaux, etc.

Attention aux réseaux sociaux !
La sensibilisation est primordiale pour mettre en garde les salariés contre les risques liés aux réseaux sociaux et à Internet. Certains y indiquent les projets pour lesquels ils travaillent, les noms des chefs de projets, les budgets alloués. Ils le font pour donner de la valeur à leur profil sans se rendre compte de l'importance des informations qu'ils diffusent.